KI IN DEINEM BERUF
KI in der Assistenz: Was sich für Office Management wirklich ändert
Termine, Korrespondenz, Protokolle, Präsentationen – der sichtbare Teil der Assistenz ist gut automatisierbar. Der unsichtbare Teil, der die Rolle eigentlich ausmacht, ist es nicht.
Ein typischer Assistenzalltag – und wo KI ansetzt
Assistenz wird oft über ihre Aufgaben beschrieben – und genau diese Aufgaben sind stark automatisierbar. Der eigentliche Wert liegt woanders, wird aber selten benannt.
der Kerntätigkeiten im Vergleichsberuf Sekretär/in gelten laut IAB heute als automatisierbar. Wert beim IAB prüfen →
Die folgende Aufgabenverteilung ist unsere eigene Einordnung eines typischen Profils und stammt nicht vom IAB.
Typisches Aufgabenprofil. Die Einordnung zeigt, wie stark eine Tätigkeit sich durch KI verändert – nicht, ob dein Beruf verschwindet.
Die rote Fläche zeigt, wo viel Arbeitszeit in Tätigkeiten steckt, die KI zunehmend übernimmt.
Quelle: IAB Job-Futuromat des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (Bundesagentur für Arbeit), abgerufen am 26.08.2026. Das Substituierbarkeitspotenzial gibt an, welcher Anteil der Kerntätigkeiten eines Berufs heute technisch automatisierbar wäre – nicht, welcher Anteil der Arbeitszeit tatsächlich wegfällt.
Was das für deine Arbeitswoche bedeutet
62 %
der Woche sind stark automatisierbar
Terminlogistik, Standardkorrespondenz, Reisebuchung, Protokolle und Foliensätze. Copilot und vergleichbare Werkzeuge sind in vielen Unternehmen bereits ausgerollt.
10 %
verändern sich gerade spürbar
Recherche und Vorbereitung laufen schneller. Du lieferst nicht mehr die Zusammenstellung, sondern die Einschätzung, was davon wirklich wichtig ist.
28 %
bleiben klar bei dir
Priorisieren, abschirmen, Vertrauen. Die eigentliche Leistung guter Assistenz war nie die Terminverwaltung – sie wird jetzt nur sichtbarer.
Diese vier Fähigkeiten entscheiden in der Assistenz
Wenn die Routine wegfällt, entscheidet sich die Rolle daran, ob der unsichtbare Teil der Arbeit sichtbar wird.
Microsoft 365 mit KI beherrschen
Copilot in Outlook, Teams, Word und PowerPoint ist der Hebel mit dem größten und schnellsten Effekt – weil genau dort der automatisierbare Teil deiner Woche liegt.
Vom Ausführen zum Vorentscheiden
Wenn Termine sich selbst koordinieren, wird die Frage wichtiger, welcher Termin überhaupt stattfinden sollte. Das ist eine Entscheidung, keine Verwaltung.
Vertraulichkeit bei KI-Tools sichern
Assistenz arbeitet mit den sensibelsten Informationen des Unternehmens. Welche davon in welches Werkzeug dürfen, muss geklärt sein – oft bist du diejenige, die es klärt.
Den eigenen Beitrag benennen können
Wer die eigene Rolle über Aufgabenlisten beschreibt, beschreibt genau den Teil, der automatisiert wird. Wer über Entlastung und Urteilsvermögen spricht, beschreibt den, der bleibt.
Was du wann angehst
Fast alle klassischen Assistenzaufgaben lassen sich automatisieren. Die Rolle verschwindet dadurch nicht – sie verschiebt sich nach oben.
Jetzt · 0–3 Monate
Klassische Aufgaben abgeben
- Korrespondenz und ProtokolleSchreiben und Zusammenfassungen erzeugen lassen und nur redigieren.
- TerminkoordinationAbstimmung und Kalenderpflege automatisieren.
Nächste 12 Monate
Vorbereitung übernehmen
- Recherche und EntscheidungsvorlagenUnterlagen aufbereiten, damit Führungskräfte schneller entscheiden können.
- Werkzeuge im Team einführenDie Person werden, die zeigt, wie es geht – das gibt Einfluss.
Langfristig
Office Management
- Prozesse verantwortenVon Zuarbeit zu eigener Zuständigkeit für Abläufe und Standards.
- Schnittstelle seinMenschen und Themen zusammenbringen – das kann keine Software.
Weiterbildungen für Assistenz und Office Management
Zwei sehr unterschiedliche Wege: einen Tag investieren und sofort effizienter arbeiten – oder eine geförderte Qualifizierung mit anerkannten Abschlüssen.
Management Circle
KI für die Assistenz in der Geschäftsführung
Der schnellste sinnvolle Schritt: ein Tag, ausgerichtet auf KI in Microsoft 365 und die Automatisierung von Routineaufgaben. Ausdrücklich für Assistenzen aus Geschäftsführung, Vorstand und Top-Management – also mit dem passenden Anspruchsniveau.
Zum Anbieter →comhard
Büromanagement mit Microsoft 365 und KI
Die umfassende geförderte Variante mit Übungsfirma und international anerkannten ICDL-Zertifikaten. Vollzeit über neun Monate – realistisch bei beruflicher Neuorientierung oder Wiedereinstieg, nicht neben dem laufenden Job.
Zum Anbieter →Wir wählen Angebote nach inhaltlicher Passung aus, nicht nach Provision. Preise und Termine können sich ändern – maßgeblich ist immer die Seite des Anbieters.
Noch unsicher, welche Art von Weiterbildung passt?
Ein Zertifikat, eine Praxis-Schulung oder doch ein Coaching? In der Übersicht siehst du, worin sich die Angebotsarten unterscheiden.
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